Des nouveautés majeures pour la version 7.1

12 Jul 2024

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Signature électronique, identifiants pérennes, métadonnées étendues, etc. sont des fonctionnalités embarquées dans la version 7.1.1. Tour d’horizon !

Évolutions fonctionnelles

Back-office

Collecte :

Distinction lors de la création du type de projet de versement : “projet de versement manuel” ou “projet de versement par flux”.
Ajout dans le “projet de versement de flux” d’une politique de gestion des transactions permettant de choisir l’envoi automatique des SIP au SAE dès que les transactions de ce projet sont validées (passées du statut “OPEN” au statut “READY”).
Mise à jour unitaire en masse par API des métadonnées descriptives des archives dans le module de collecte, cette API est identique à celle disponible pour les archives déjà entrées dans le SAE. Cette évolution permet de disposer d’une API au comportement uniforme sur des archives en cours de collecte et déjà entrées dans le SAE.
Import et mise à jour en lot des arborescences de fichiers avec un fichier JSONL comportant des métadonnées descriptives et de gestion (disponible pour les versements de flux applicatif).
Automatisation complète du traitement et de l’envoi au SAE des archives collectées : API d’import d’archives (CSV ou JSON) en version bêta sans association à priori à une transaction. À l’import, le module de collecte sélectionne lui-même la transaction et renvoie son numéro pour permettre le suivi de l’avancement par l’application versante.

Entrée :

Génération à l’entrée d’identifiants pérennes pour les unités archivistiques et/ou les objets techniques suivant une politique définie dans le contrat de gestion associé au contrat d’entrée utilisé.
Contrôle sur les documents signés électroniquement en fonction d’une politique définie dans le contrat d’entrée.
Rétrocompatibilité dans les versions du SEDA 2.1 et SEDA 2.2 de l’usage des nouveaux blocs de description des archives signées électroniquement définis dans le SEDA 2.3. Cette rétrocompatibilité n’est possible que si certaines balises ne sont pas utilisées (voir chapitre Version SEDA).

Recherche et accès aux archives :

Recherche d’archives (unités archivistiques et objets techniques) identifiées par des identifiants pérennes, qu’elles soient conservées dans le système ou qu’elles aient fait l’objet d’une élimination, d’un transfert ou d’une suppression d’usage/version.
Export DIP :
- Possibilité d’exporter un DIP sans groupes d’objets techniques, avec toutes les versions, la première version et/ou la dernière version d’un usage ;
- Support du format SEDA 2.3, incluant les identifiants pérennes et la nouvelle modélisation de la signature électronique (bloc SigningInformation). Il est également possible de produire des DIP en version SEDA 2.1 et SEDA 2.2 contenant la nouvelle modélisation SEDA de la signature électronique à la condition que certaines balises ne soient pas utilisées. Ces informations (bloc SigningInformation) sont alors interprétées comme des “métadonnées étendues” relatives au point d’extension du SEDA 2.1 et 2.2.

Gestion des archives :

Enregistrement systématique des identifiants pérennes dans les rapports des opérations d’élimination, d’acquittement du transfert et de suppression d’usage/version.
Possibilité d’inclusion automatique d’éventuelles “pièces annexes” au document signé dans un audit de relevé de valeur probante sur des archives signées électroniquement (il peut s’agir de la “signature” elle-même ou d’un “horodatage” s’ils sont techniquement “détachés” du document signé, ou bien d’un “document de preuves complémentaires”, par exemple qui décrit le processus de la signature et le contexte dans sa globalité, afin de renforcer la recevabilité juridique de la signature).
Transfert : possibilité de lancer un transfert pour construire un paquet SIP sans groupes d’objets techniques, avec toutes les versions, la première version et/ou la dernière version d’un usage.

Gestion des données :

Enrichissement des métadonnées, prise en compte complète du SEDA 2.3 :
- Gestion et utilisation des identifiants pérennes (type ARK uniquement) ;
- Gestion et utilisation des métadonnées pour décrire les archives signées électroniquement.
Ajout d’un référentiel des “schémas” utilisant les vocabulaires définis dans le référentiel de l’ontologie Vitam :
- Les schémas sont “internes” et non modifiables s’ils sont relatifs aux différentes versions du SEDA (2.1 à 2.3) et aux métadonnées internes du SAE Vitam ;
- Ils sont “externes”, modifiables et supprimables quand ils sont ajoutés spécifiquement par l’utilisateur ;
- Ce référentiel permet la description de schémas “externes” différents, par tenant, les schémas “internes” étant communs à tous les tenants. Vitam-UI utilise ce référentiel pour la construction dynamique de formulaires de saisie pour toutes les métadonnées décrites par les schémas de ce référentiel.
Recherche sur les informations liées aux unités archivistiques et aux groupes d’objets techniques depuis ce schéma. La bonne adéquation des résultats de recherche du back office Vitam sur les métadonnées décrites dans les schémas “externes” ajoutés par l’utilisateur nécessite en prérequis leur traduction en mapping ElasticSearch, et l’installation de ces mappings dans l’environnement par un geste d’exploitation.

Administration des référentiels :

Ontologie :
- Ajout de champs typeDetail et StringSize. Le typeDetail permet de préciser pour les métadonnées internes ou issues du SEDA des contraintes implicites liées au type (par exemple des dates qui permettent ou non la précision en heures minutes secondes, ou différents types de nombres). StringSize et une indication de recommandation générale sur la taille des champs de type “String”. Cette information permet la mise en œuvre d’optimisations, d’affichage notamment, mais n’entraîne aucun contrôle ni rejet.
Schéma : nouveau référentiel des schémas (voir partie Gestion de la donnée)
Contrat de gestion : ajout d’une politique de gestion des identifiants pérennes (type ARK uniquement). Permet la déclaration d’un Naan et la génération à l’entrée d’identifiants pérennes de type ARK associés à ce Naan
Contrat d’entrée : ajout d’une politique de contrôles sur les documents signés électroniquement

Documentation

Modification de la documentation métier en fichiers Markdown, disponible sur GitHub et sur (https://www.programmevitam.fr/vitam-doc/fr/master_7.1.x/).

Mise à disposition de documents dédiés à la signature électronique :

Un cookbook incluant des jeux de tests
Une documentation métier (à venir).

Front-office Vitam UI

APP Collecte et préparation des versements :

Distinction des projets de versement manuel des projets de versement par flux. Pour ces derniers, une politique de gestion automatique des transactions permet d’envoyer les SIP en versement au SAE dès qu’une transaction est validée.
Affichage de l’ensemble des détails d’un “projet de versement” via des onglets Rattachement et Configuration du panneau latéral.

Commun aux APP “Collecte et préparation des versements” et “Recherche et consultation des archives” :

Affichage, ajout, modification et suppression de toutes métadonnées descriptives d’une unité archivistique, qu’elles soient définies par le SEDA ou définies en extension du SEDA (métadonnées externes). L’ajout, la modification et la suppression de métadonnées en extension du SEDA sur une unité d’archive est conditionnée à la description de ces métadonnées dans les vocabulaires, ontologie et schémas VITAM. Le formulaire de saisie est conforme aux SEDA 2.3 et compatible avec le SEDA 2.2 et 2.1.
Recherche sur les métadonnées de signature via la liste de recherche « Autres critères ».
Recherche par identifiant pérenne via une page de recherche dédiée qui permet de consulter le détail de l’unité archivistique ou de télécharger directement l’objet identifié, ou bien, d’afficher un statut éliminé, transféré ou supprimé.

APP Recherche et consultation des archives :

Export DIP de communication et SIP de transfert :
- Possibilité d’exporter toutes les versions des objets numériques (par défaut) ou seulement la première et/ou la dernière version de chaque usage ou d’exporter uniquement des descriptions (sans aucun des objets numériques associés). Pour les SIP de transfert, une alerte est affichée si aucune version d’objet numérique n’est sélectionnée.
- Possibilité d’exporter en version SEDA 2.1 ou 2.2.

APP Contrats d’entrée :

Possibilité de paramétrer un contrôle sur les archives signées électroniquement (création, affichage, modification du paramétrage)
Création “en masse” de contrats d’entrées par import de fichier CSV
Export de l’ensemble des contrats d’entrées du référentiel au format CSV

APP Contrats d’accès :

Création “en masse” de contrats d’accès par import de fichier CSV
Export de l’ensemble des contrats d’accès du référentiel au format CSV

APP Contrats de gestion :

Possibilité de paramétrer une politique de génération et d’enrichissement des métadonnées avec des identifiants pérennes de type ARK pour identifier les archives (AU) et/ou les objets numériques associés. La génération automatique n’est possible qu’à l’entrée.

APP Référentiel des règles de gestion :

Possibilité de créer une règle de gel / dégel directement dans l’application.

Ergonomie :

Uniformisation des UX/UI sur l’ensemble des APPs d’administration.
Généralisation de l’usage d’un composant permettant, pour un ensemble de données de références, la sélection de liste d’items, à partir d’une recherche transverse sur les “codes/identifiants” et “noms/libellés”.

Gestion des domaines mails :

Sur une même plateforme Vitam mutualisée, différentes organisations pourront utiliser des domaines mail identiques (ex : @gouv.fr) pour le contrôle des logins (adresse mail) de leurs utilisateurs et un utilisateur pourra se connecter à différentes organisations avec un même login (adresse mail). Le processus de connexion reste inchangé pour les utilisateurs n’ayant accès qu’à une seule organisation.