30 Aug 2024
Depuis 2004, une conférence annuelle rassemble la communauté internationale de la préservation digitale pour partager expériences, pratiques, questions, etc. Après avoir été organisée dans l’Illinois en 2023, la conférence iPRES 2024 a lieu à Gand en Belgique du 16 au 20 septembre. En 2025, elle aura lieu en Nouvelle-Zélande.
Ayant ces enjeux de préservation numérique au cœur de ses travaux, tant pour l’identification de format, la validation et la conversion de format ou encore l’extraction de métadonnées, le Programme Vitam a eu l’occasion de participer à plusieurs de ces conférences.
L’année dernière, le travail du Programme y a été salué et Marion Ville a reçu le Co-Chair Award for Exceptional All Around Contribution après avoir été complimentée dans le cadre du Best Paper, Best First Time Contribution Award, et the Angela Dappert Memorial Award in Research and Practice pour son intervention “2013 - 2023: A REVIEW OF TEN YEARS OF EMAIL ARCHIVING IN FRANCE”.
Pour la conférence #iPRES2024 à Gand, le Programme Vitam sera de nouveau présent. Nous proposerons le mardi 17 septembre un tutoriel en anglais « Preserving data and documents with the Vitam software ».
Nous participerons également à une initiative visant à rassembler la communauté francophone de la préservation digitale et baptisée FRiPRES le lundi 16 septembre : https://fripres.com/
Il est encore possible de s’inscrire à tout l’événement ou seulement à la journée de lundi 16 septembre à un tarif particulier.
09 Aug 2024
Habitués au cahier de vacances ? Sans aller jusqu’à en créer un vous permettant de tester vos connaissances en mathématiques appliquées à Vitam, en anglais utilisé par Vitam ou en géographie applicative Vitam, nous vous proposons un petit jeu de l’été.
Accrocs aux JO et déjà en dépression post-JO ? Ce n’est pas un marathon du .csv ou un lancer de fichier .csv mais nous vous propons d’être aussi habiles qu’un fleurettiste et de “toucher” les points sensibles du .csv.
Dans le cadre de l’utilisation du module de collecte du logiciel Vitam, à travers l’application Collecte et préparation des versements, il vous est possible de modifier ou ajouter des métadonnées en important un fichier .csv. Mais ces fichiers donnent souvent du fil à retordre…
Nous vous avons préparé un fichier test contenant des erreurs… à vous de les débusquer, de nous transmettre vos propositions à contact@programmevitam.fr et nous vous dévoilerons les réponses à la fin de l’été !
Bon jeu ! Vive le .csv !
12 Jul 2024
Signature électronique, identifiants pérennes, métadonnées étendues, etc. sont des fonctionnalités embarquées dans la version 7.1.1. Tour d’horizon !
Évolutions fonctionnelles
Back-office
Collecte :
- Distinction lors de la création du type de projet de versement : “projet de versement manuel” ou “projet de versement par flux”.
- Ajout dans le “projet de versement de flux” d’une politique de gestion des transactions permettant de choisir l’envoi automatique des SIP au SAE dès que les transactions de ce projet sont validées (passées du statut “OPEN” au statut “READY”).
- Mise à jour unitaire en masse par API des métadonnées descriptives des archives dans le module de collecte, cette API est identique à celle disponible pour les archives déjà entrées dans le SAE. Cette évolution permet de disposer d’une API au comportement uniforme sur des archives en cours de collecte et déjà entrées dans le SAE.
- Import et mise à jour en lot des arborescences de fichiers avec un fichier JSONL comportant des métadonnées descriptives et de gestion (disponible pour les versements de flux applicatif).
- Automatisation complète du traitement et de l’envoi au SAE des archives collectées : API d’import d’archives (CSV ou JSON) en version bêta sans association à priori à une transaction. À l’import, le module de collecte sélectionne lui-même la transaction et renvoie son numéro pour permettre le suivi de l’avancement par l’application versante.
Entrée :
- Génération à l’entrée d’identifiants pérennes pour les unités archivistiques et/ou les objets techniques suivant une politique définie dans le contrat de gestion associé au contrat d’entrée utilisé.
- Contrôle sur les documents signés électroniquement en fonction d’une politique définie dans le contrat d’entrée.
- Rétrocompatibilité dans les versions du SEDA 2.1 et SEDA 2.2 de l’usage des nouveaux blocs de description des archives signées électroniquement définis dans le SEDA 2.3. Cette rétrocompatibilité n’est possible que si certaines balises ne sont pas utilisées (voir chapitre Version SEDA).
Recherche et accès aux archives :
- Recherche d’archives (unités archivistiques et objets techniques) identifiées par des identifiants pérennes, qu’elles soient conservées dans le système ou qu’elles aient fait l’objet d’une élimination, d’un transfert ou d’une suppression d’usage/version.
- Export DIP :
- Possibilité d’exporter un DIP sans groupes d’objets techniques, avec toutes les versions, la première version et/ou la dernière version d’un usage ;
- Support du format SEDA 2.3, incluant les identifiants pérennes et la nouvelle modélisation de la signature électronique (bloc SigningInformation). Il est également possible de produire des DIP en version SEDA 2.1 et SEDA 2.2 contenant la nouvelle modélisation SEDA de la signature électronique à la condition que certaines balises ne soient pas utilisées. Ces informations (bloc SigningInformation) sont alors interprétées comme des “métadonnées étendues” relatives au point d’extension du SEDA 2.1 et 2.2.
Gestion des archives :
- Enregistrement systématique des identifiants pérennes dans les rapports des opérations d’élimination, d’acquittement du transfert et de suppression d’usage/version.
- Possibilité d’inclusion automatique d’éventuelles “pièces annexes” au document signé dans un audit de relevé de valeur probante sur des archives signées électroniquement (il peut s’agir de la “signature” elle-même ou d’un “horodatage” s’ils sont techniquement “détachés” du document signé, ou bien d’un “document de preuves complémentaires”, par exemple qui décrit le processus de la signature et le contexte dans sa globalité, afin de renforcer la recevabilité juridique de la signature).
- Transfert : possibilité de lancer un transfert pour construire un paquet SIP sans groupes d’objets techniques, avec toutes les versions, la première version et/ou la dernière version d’un usage.
Gestion des données :
- Enrichissement des métadonnées, prise en compte complète du SEDA 2.3 :
- Gestion et utilisation des identifiants pérennes (type ARK uniquement) ;
- Gestion et utilisation des métadonnées pour décrire les archives signées électroniquement.
- Ajout d’un référentiel des “schémas” utilisant les vocabulaires définis dans le référentiel de l’ontologie Vitam :
- Les schémas sont “internes” et non modifiables s’ils sont relatifs aux différentes versions du SEDA (2.1 à 2.3) et aux métadonnées internes du SAE Vitam ;
- Ils sont “externes”, modifiables et supprimables quand ils sont ajoutés spécifiquement par l’utilisateur ;
- Ce référentiel permet la description de schémas “externes” différents, par tenant, les schémas “internes” étant communs à tous les tenants. Vitam-UI utilise ce référentiel pour la construction dynamique de formulaires de saisie pour toutes les métadonnées décrites par les schémas de ce référentiel.
- Recherche sur les informations liées aux unités archivistiques et aux groupes d’objets techniques depuis ce schéma. La bonne adéquation des résultats de recherche du back office Vitam sur les métadonnées décrites dans les schémas “externes” ajoutés par l’utilisateur nécessite en prérequis leur traduction en mapping ElasticSearch, et l’installation de ces mappings dans l’environnement par un geste d’exploitation.
Administration des référentiels :
- Ontologie :
- Ajout de champs typeDetail et StringSize. Le typeDetail permet de préciser pour les métadonnées internes ou issues du SEDA des contraintes implicites liées au type (par exemple des dates qui permettent ou non la précision en heures minutes secondes, ou différents types de nombres). StringSize et une indication de recommandation générale sur la taille des champs de type “String”. Cette information permet la mise en œuvre d’optimisations, d’affichage notamment, mais n’entraîne aucun contrôle ni rejet.
- Schéma : nouveau référentiel des schémas (voir partie Gestion de la donnée)
- Contrat de gestion : ajout d’une politique de gestion des identifiants pérennes (type ARK uniquement). Permet la déclaration d’un Naan et la génération à l’entrée d’identifiants pérennes de type ARK associés à ce Naan
- Contrat d’entrée : ajout d’une politique de contrôles sur les documents signés électroniquement
Documentation
Modification de la documentation métier en fichiers Markdown, disponible sur GitHub et sur (https://www.programmevitam.fr/vitam-doc/fr/master_7.1.x/).
Mise à disposition de documents dédiés à la signature électronique :
Front-office Vitam UI
APP Collecte et préparation des versements :
- Distinction des projets de versement manuel des projets de versement par flux. Pour ces derniers, une politique de gestion automatique des transactions permet d’envoyer les SIP en versement au SAE dès qu’une transaction est validée.
- Affichage de l’ensemble des détails d’un “projet de versement” via des onglets Rattachement et Configuration du panneau latéral.
Commun aux APP “Collecte et préparation des versements” et “Recherche et consultation des archives” :
- Affichage, ajout, modification et suppression de toutes métadonnées descriptives d’une unité archivistique, qu’elles soient définies par le SEDA ou définies en extension du SEDA (métadonnées externes). L’ajout, la modification et la suppression de métadonnées en extension du SEDA sur une unité d’archive est conditionnée à la description de ces métadonnées dans les vocabulaires, ontologie et schémas VITAM. Le formulaire de saisie est conforme aux SEDA 2.3 et compatible avec le SEDA 2.2 et 2.1.
- Recherche sur les métadonnées de signature via la liste de recherche « Autres critères ».
- Recherche par identifiant pérenne via une page de recherche dédiée qui permet de consulter le détail de l’unité archivistique ou de télécharger directement l’objet identifié, ou bien, d’afficher un statut éliminé, transféré ou supprimé.
APP Recherche et consultation des archives :
- Export DIP de communication et SIP de transfert :
- Possibilité d’exporter toutes les versions des objets numériques (par défaut) ou seulement la première et/ou la dernière version de chaque usage ou d’exporter uniquement des descriptions (sans aucun des objets numériques associés). Pour les SIP de transfert, une alerte est affichée si aucune version d’objet numérique n’est sélectionnée.
- Possibilité d’exporter en version SEDA 2.1 ou 2.2.
APP Contrats d’entrée :
- Possibilité de paramétrer un contrôle sur les archives signées électroniquement (création, affichage, modification du paramétrage)
- Création “en masse” de contrats d’entrées par import de fichier CSV
- Export de l’ensemble des contrats d’entrées du référentiel au format CSV
APP Contrats d’accès :
- Création “en masse” de contrats d’accès par import de fichier CSV
- Export de l’ensemble des contrats d’accès du référentiel au format CSV
APP Contrats de gestion :
- Possibilité de paramétrer une politique de génération et d’enrichissement des métadonnées avec des identifiants pérennes de type ARK pour identifier les archives (AU) et/ou les objets numériques associés. La génération automatique n’est possible qu’à l’entrée.
APP Référentiel des règles de gestion :
- Possibilité de créer une règle de gel / dégel directement dans l’application.
Ergonomie :
- Uniformisation des UX/UI sur l’ensemble des APPs d’administration.
- Généralisation de l’usage d’un composant permettant, pour un ensemble de données de références, la sélection de liste d’items, à partir d’une recherche transverse sur les “codes/identifiants” et “noms/libellés”.
Gestion des domaines mails :
Sur une même plateforme Vitam mutualisée, différentes organisations pourront utiliser des domaines mail identiques (ex : @gouv.fr) pour le contrôle des logins (adresse mail) de leurs utilisateurs et un utilisateur pourra se connecter à différentes organisations avec un même login (adresse mail). Le processus de connexion reste inchangé pour les utilisateurs n’ayant accès qu’à une seule organisation.
Evolutions techniques
12 Jul 2024
Au premier semestre 2024, 10 organisations ont rejoint le Club utilisateurs du Programme Vitam.
Le CNC, l’université Paris 1 Panthéon - Sorbonne, l’université de Bordeaux, l’Etablissement public du musée d’Orsay et du musée de l’Orangerie (EPMO), la MSH Mondes, l’OFPRA et la commission nationale des comptes de campagne et des financements politiques (CNCCFP) et la CCI Pays de la Loire ont rejoint les opérateurs déjà membres.
A ces huit organisations s’ajoutent les entreprises Islean et Digitch.
Le Club utilisateurs compte donc à date 84 organisations.
Deux réunions plénières ont déjà eu lieu, la prochaine est programmée pour septembre. Deux ateliers d’accueil des nouveaux membres ont également été proposé. Une réflexion autour d’une “formation de formateurs Vitam” est lancée avec un plan d’action pour élargir les possibilités de formation. Un atelier dédié à l’intelligence artificielle est également programmé.
En mai 2024, une séance de présentation des fonctionnalités v7.1 et des travaux autour de la v8 avait également été proposé, occasion d’un échange entre utilisateurs Vitam et équipe Vitam, tant sur les aspects fonctionnels que techniques.
21 Jun 2024
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En ce début d’année 2024, l’équipe du Programme Vitam a accueilli plusieurs stagiaires, de profils très variés : en classe de troisième, à l’INP, en classe de seconde ou en première année d’école d’ingénieurs…
Pierre et Jonathan viennent d’achever leur 2e semaine d’observation et se sont pliés à un petit exercice de bilan.
PIERRE
Qu’est-ce que Vitam ?
Vitam est un programme open-source (c-à-d dont le code est accessible par tous, en l’occurrence via Github), qui permet l’archivage et la conservation de données. Après archivage, les données deviennent des archives.
Que sont les archives ?
Ce sont l’ensemble des documents (et ses métadonnées) ainsi que toutes les données produites par l’État et les particuliers. Quand ces archives sont produites par l’État ou une de ses branches, cette première ne peut être supprimées sans autorisation.
Quels métiers découverts ?
J’ai découvert le métier de PMO dont je ne soupçonnais même pas l’existence :), puis le métier de QA ou recetteur que je ne connaissais pas vraiment et que je n’avais pas vu en action. Enfin, j’ai découvert le métier de DevOps que je connaissait pas vraiment non plus.
Mes surprises
J’ai tout d’abord été très surpris du nombre de réunions que vous avez au programme Vitam, j’ai l’impression que vous passez plus de temps en réunion qu’à travailler :D. Je ne m’attendais pas non plus à la complexité de votre projet, j’avais l’ambition de profiter du stage pour améliorer mes compétences de programmation, mais j’ai très vite été calmé par l’ampleur du programme Vitam. Enfin, j’ai adoré la bonne ambiance (sauf en Tech design) , tout le monde se parle, se tutoie etc.
Carrière ?
Le programme Vitam reflète très bien mon projet professionnel puisque je voudais être développeur.
JONATHAN
Quelques mots
Vitam c’est, un programme open source qui permet aux utilisateurs et aux archivistes du club utilisateurs de déposer des archives.
Que sont les archives ?
Des archives sont des documents papiers ou numériques qui sont stockés, conservés. Pource faire, il faut prendre en compte les métadonnées (dates, heures, nom…) afin que l’onpuisse les retrouver. De plus, il est obligatoire de faire une demande de suppression pour pouvoir les supprimer.
Métiers découverts :
- PMO – gestion, assistance dans la réalisation d’un projet.
- Devops – fournit les outils nécessaires aux Devs pour le bon fonctionnement de leur travail.
- Testeur (recetteur, QA) – travaille avec les Devs, et comme son nom l’indique teste les codes et jugent bon ou non de les ajouter à un script. Ils vont aussi prendre en charge les bugs des différents tickets.
Conclusion :
Honnêtement ,j’ai bien aimé découvrir un nouvel univers dans le domaine de l’informatique, un univers dans lequel je n’avais quasiment aucune connaissance. J’ai fait en sorte de me familiariser au mieux pour être le moins perdu possible. J’ai su tirer profit de cette expérience au sein du Programme Vitam avec de nouvelles connaissances en info, je ne suis donc pas mécontent de ce stage. Par conséquent je pense toujours être plus à l’aise dans le Gaming et envisage de m’orienter dans cette voie-là. De plus je m’attendais à faire beaucoup plus d’activités physiques notamment coder, mais ça n’a malheureusement pas été possible. Aussi je pensais pas qu’il y avait autant de réunion entre collègues et que l’ambiance était aussi bien, j’ai été très surpris !!
