Vitam accessible en service (VaS)

Cette page vous présente Vitam accessible en service.

• L’offre VaS
• Les fonctionnalités de VaS
• Historique du projet
• Comment préparer son usage du service ?
• Quels sont les tarifs ?
• Gouvernance
• Les utilisateurs actuels
• Documents de présentation

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L’offre VaS

Notre mission

  Organiser, de manière sécurisée, pérenne et souveraine la conservation et la communication des données, issues d’applications, de la bureautique, de messageries, tout en respectant la législation et les besoins archivistiques.

Vos enjeux

• conserver vos données et y accéder - respecter la réglementation et répondre aux exigences juridiques
• optimiser les stockages et gagner de la place sur les serveurs
• réduire vos difficultés organisationnelles et gagner du temps
• mutualiser les coûts

Pourquoi recourir à VaS ?

• Pour archiver en toute sécurité ses données sur une offre de l’Etat
• Pour accéder à tout moment à ses documents
• Pour bénéficier d’une interface pensée par et pour les archivistes
• Pour disposer de l’hébergement, de la maintenance, de l’exploitation de la plateforme sans gérer l’installation et la maintenance
• Pour profiter d’un accompagnement fonctionnel et technique riche de l’expérience Vitam
• Pour faciliter l’archivage numérique définitif aux Archives nationales

Les + de l’offre VaS

• Implication et soutien de l’Etat
• Cloud souverain de l’Etat
• Compétitivité financière
• Interface homme-machine simple d’utilisation et conçu en UX Design
• Enrichissement des fonctionnalités en continu 
• Ecosystème Vitam et son club utilisateurs

Les fonctionnalités de VaS

Fonctionnalités métier

• Déposer sur la plateforme un dossier d’archives numériques
• Verser des données numériques directement issues d’une application tierce
• Contrôler à l’entrée la conformité de son versement
• Créer une arborescence et y intégrer ses versements
• Modifier les métadonnées
• Stocker et indexer les archives et leurs métadonnées
• Calculer les échéances des règles de gestion
• Gérer les stocks et éliminer les archives dont la DUA est échue
• Créer des profils d’utilisateurs et gérer leurs droits d’accès et de modification dans l’application
• Rechercher dans les arborescences et les archives conservées, les consulter et les télécharger en fonction de ses droits
• Tracer toutes les actions qui ont lieu dans le système, et générer des certificats (valeur probante, intégrité)
• Auditer le système et les fonds existants

Caractéristiques techniques

• Données stockées sur des serveurs de l’Etat (Cercle 1 du Cloud de l’Etat)
• Infrastructure mutualisée
• Equipe d’exploitation dédiée (taux de disponibilité garanti à ce stade à 98% en heures ouvrées, en amélioration continue)
• Redondance sur deux sites (garantie de non-perte de données)
• Élasticité (offre qui s’adapte à la demande)
• Centralisation de l’exploitation et de la maintenance de la plateforme
• Centralisation des mises à jour logicielles et de sécurité

Historique du projet VaS

Courant 2019, le ministère de la Culture et les ministères de la Transition écologique et solidaire, et de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales ont signé une convention de service pour le projet “Vitam as a Service”.

Devenu depuis Vitam accessible en service (VaS), ce projet soutenu également par la DINum et le Siaf visait dans sa première phase à produire un produit minimum viable (MVP) offrant des fonctionnalités de versement et de gestion des archives pour les archivistes.

À l’origine de cette initiative se trouve le besoin des ministères d’avoir une solution dédiée pour la gestion de leur archivage intermédiaire, besoin exprimé également par plusieurs opérateurs – partenaires du Programme Vitam.

S’appuyant sur la réutilisation de la solution logicielle Vitam, le projet offre une infrastructure interministérielle mutualisée avec un front-office générique, appelé Vitam UI.

En s’appuyant sur une initiative de partenaires…

Les travaux de réflexion ont été entamés en s’appuyant sur l’initiative Vitam UI (pour Interface utilisateurs) et en y participant.
Cette dernière est portée depuis 2019 par deux partenaires du Programme Vitam, le CEA et le CINES, rejoints par Locarchives - Xelians, qui a déployé une offre d’archivage à partir de la solution logicielle Vitam. Ensemble, ils ont listé les fonctionnalités nécessaires pour la gestion des archives en front-office, les ont priorisées et ont commencé les développements.
Les contributions à Vitam UI seront reversées au Programme, en Open Source (licence Cecill-C1), permettant de renforcer encore l’axe directionnel fort du Programme depuis l’origine, soit la diffusion et la réutilisation la plus large possible.

…pour proposer rapidement un Produit minimum viable (MVP)…

La phase 1 du projet VaS, extension du Programme Vitam, a débuté en même temps que sa phase maintenance et amélioration continue. 
Une comitologie propre a été mise en place, issue du fonctionnement du Programme Vitam, avec un comité de direction, un comité de pilotage et une cellule d’urgence, créée pour agir en cas de problème majeur lorsque les mises en production seront effectives.

La première phase a abouti à un MVP fin 2020 contenant les fonctionnalités socles de versements, mais aussi de gestion et d’accès aux archives par les archivistes.

… avant d’aboutir à une offre de service plus large !

Une phase 2 démarre ensuite.
Aux porteurs initiaux du projet s’ajoutent de nouveaux ministères, dont certains, comme les Ministères sociaux, ont embarqué dès la phase 1 dans les réflexions et les échanges permettant l’acculturation de tous au projet, au Programme Vitam, aux méthodes, etc.
Cette deuxième étape a été l’occasion de pousser les fonctionnalités développées en phase 1, mais aussi d’ajouter des fonctionnalités qui ont pu être jugées non prioritaires au début, tout en gardant en objectif le versement dans VaS mais également le reversement dans la plate-forme des Archives nationales.

À termes, d’autres ministères, en plus des porteurs en phases 1 et 2, pourront utiliser ce service ainsi que les organisations publiques. Le modèle économique repose sur la répartition des coûts entre tous les utilisateurs.

Comment préparer son usage du service ?

• Contacter son service d’archives et/ou le service responsable du contrôle scientifique et technique sur ses archives

• Contacter l’équipe VaS

• Préparer les référentiels (services agents, règles de gestion, arbres et plans, etc.) et former les utilisateurs

• Lister les données et flux prioritaires et estimer :

  • Reprise de données :

    • poids global + nombre de documents à archiver présents sur les serveurs

    • poids global + nombre de documents à archiver

  • Prévision des entrées :

    • poids global + nombre de documents estimé pour les archives versées manuellement dans le système sur les deux prochaines années

    • poids global + nombre de documents estimé en flux pour le versement

• Vérifier son accès au RIE et si besoin évaluer le débit nécessaire selon les données et flux priorisés

• Préparer les versements

• Evaluer vos moyens de coopération : personnes ressources, temps disponibles pour participer au projet VaS, partage possible d’expériences, de livrables, etc.

Quels sont les tarifs ?

Le budget est réparti entre tous les utilisateurs selon l’usage.
En fin d’année, une estimation de l’usage sur l’année à venir permet de chiffrer la participation de chaque utilisateur.
Une régularisation selon l’usage réellement constaté sera faite en fin d’année.

Quelques chiffres malgré tout :

• budget global du service pour 2022 et 2023 : 1 430 000€
• prix de l’usage de base : 10 000€ l’année pour 20 000 à 22 000 archives et moins d’1 To
• exemple 1 : 73 000 archives et 6 133 Go pour 30 000€ l’année
• exemple 2 : 248 000 archives et 1,88 To pour 99 000€ l’année
• exemple 3 : 1 million d’archives pour 317 000€ et le coût selon les To versés

Le plus simple ? Nous contacter pour un dialogue sur le modèle économique, vos besoins et une prévision financière sur plusieurs années !

La gouvernance de VaS

La gouvernance est mutualisée, associant les ministères porteurs initiaux et ceux qui ont rejoint le projet et les utilisateurs (collectivités publiques ou opérateurs de l’Etat) représentés par 2 organisations élues en assemblée des utilisateurs.

Les utilisateurs actuels

Documents de présentation

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