Focus archivistes

La solution logicielle Vitam doit permettre aux services producteurs d’archives numériques de gérer les étapes du cycle de vie (archivage courant, intermédiaire, définitif) et l’accès à leurs données. Elle doit également permettre aux services d’archives de remplir leurs missions de collecte, de conservation, de gestion et de communication des archives numériques et de répondre aux besoins de pérennisation.

La solution logicielle Vitam est librement réutilisable. Pour constituer une plate-forme d’archivage numérique, elle devra être interfacée avec les applications métiers de ses services producteurs (SIRH, GED…) et les logiciels de gestion des archives utilisés par le service d’archive. Elle sera également connectée avec les solutions de stockage fournies par le service informatique de l’entité intéressée. La solution logicielle Vitam assurera la prise en charge d’objets variés : fichiers bureautiques, données, images fixes et animées, enregistrements sonores, messages et messageries électroniques, etc. Elle répondra plus particulièrement aux besoins des services qui devront, à terme, gérer de très nombreux objets (plusieurs centaines de millions voire milliards). Elle pourra s’utiliser dans un contexte mutualisé, afin de gérer une multiplicité de services producteurs.

Des fonctionnalités issues du modèle OAIS.

La solution logicielle Vitam respecte les normes et standards du métier (Seda, NF Z42-013) et s’appuie sur le modèle OAIS qui permet de découper ses fonctionnalités en six domaines :

• Entrée : réception et traitement des entrées préparées par des applications métiers ou des applications de préparation d’entrées manuelles ;
• Stockage : stockage et conservation des archives ;
• Gestion des données : gestion des métadonnées descriptives, techniques et archivistiques ;
• Administration : supervision tant technique que fonctionnelle du système (journaux, statistiques, contrôle et surveillance, gestion des référentiels et des espaces de stockage…) ;
• Préservation : gestion des formats, de leur obsolescence, des stratégies et méthodes de conversion ;
• Accès : recherche et consultation des données archivées.

…Ainsi que l’ajout d’éléments indispensables pour les archivistes

En outre, afin de mieux servir le cœur de métier des archivistes, un domaine fonctionnel spécifique intitulé « gestion des archives existantes », a été ajouté. Il regroupe toutes les activités de gestion du cycle de vie des archives : enrichissement et modification des métadonnées, éliminations, règles de gestion (DUA, DUC…), transfert dans un autre SAE. Ce bloc de fonctionnalités leur permettra d’assurer au mieux leurs missions de gestion des archives.

La solution logicielle Vitam est-elle adaptée aux besoins de mon établissement ?

La solution logicielle Vitam s’adresse, en premier lieu, aux structures ayant un besoin d’archivage numérique conséquent (grand nombre de données, besoins d’accès fréquents). Voici quelques questions vous permettant d’identifier l’adéquation entre les besoins de votre établissement et l’utilisation de la solution logicielle Vitam :

Participer au programme Vitam : les chantiers métiers Archivistes

Le mode de réalisation de la solution (développement « Agile ») est basé sur une interaction forte avec les utilisateurs grâce à la participation à des ateliers, à des remontées de cas d’usage ou encore à des retours d’expérience. Des chantiers métiers, sur les aspects fonctionnels, sont menés par l’équipe Vitam sous la forme d’ateliers collaboratifs avec des archivistes de diverses entités publiques (ministères, opérateurs, collectivités).

Les ateliers ont deux objectifs :

• préparer l’expression fonctionnelle pour les développements de la solution logicielle, par une meilleure compréhension du besoin général,
• favoriser le partage des réflexions des projets ministériels et des partenaires sur le besoin d’adaptation du logiciel métier (front office) de leur service d’archives.

Les thèmes des chantiers 2015-2019

En 2015, les deux chantiers métiers menés par l’équipe Vitam portaient sur :

• la préparation des versements d’archives numériques ;
• la recherche et l’accès aux archives conservées dans le système d’archivage électronique, depuis les logiciels métiers des services d’archives et ceux des services producteurs (front offices).

Les résultats de ces travaux ont été publiés pour appel à commentaire au premier trimestre de l’année 2016.

Depuis 2017, parallèlement à l’avancement des travaux de conception de la solution logicielle, ont été menés des chantiers sur les sujets suivants :

• extraction et traitement des documents (migration de format, génération automatique de métadonnées, anonymisation…),
• gestion de la preuve : visant à recueillir l’expression de besoin des utilisateurs et à définir un « relevé de valeur probante » à fournir en réponse à la demande d’un magistrat
• gestion des archives classifiées : travaux menés en lien avec le ministère des Armées visant à définir et prioriser des fonctionnalités pour la prise en charge des archives protégées au titre du Secret de la Défense nationale
• préservation des archives numériques (conservation et accès à long terme) : visant à définir et prioriser des fonctionnalités à développer dans la solution logicielle Vitam, pour cela une 1ère phase était consacrée à des retours d’expériences (BnF, INA, CINES, SANOFI, Docapost, Bibliothèques et Archives du Canada), puis une 2de phase a permis l’expérimentation des outils de préservation sur des lots d’archives existants (identification et validation de formats, lisibilité, extraction de métadonnées)